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  • Célia

Flexibilité, souplesse, économie : nos conseils pour installer l’événementiel digital dans notre vie

Avec la crise sanitaire, la France a découvert que le télétravail était possible” sourit François, fondateur de Réseau Local, une société spécialisée dans le support multimédia d’événements depuis plus de 15 ans. Et, on le sait bien désormais, le travail à distance généralisé implique une communication digitale optimale. Pomelo a rassemblé pour vous ses meilleures astuces pour digitaliser ses événements et les rendre attractifs.



Composer avec le live-streaming, outil-clé de l’événementiel à distance


Réunions Zoom, formations, conférences, conventions… De la simple réunion en one-to-one à l’événement qui rassemble plus de 1000 collaborateurs il n’y a qu’un pas : celui du live-streaming. Cette technologie, déjà bien éprouvée dans le milieu du gaming, connaît une démocratisation sans précédent depuis le confinement du printemps 2020. L’idée ? Recréer à distance les meilleures conditions d’un événement physique, à l’aide d’une équipe, d’une régie, et du matériel adéquat.


Les impacts du live-streaming sont significatifs : sur le plan économique, il permet une meilleure répartition des budgets. Lorsqu’une enveloppe contraint la location d’une salle à jauge limitée, un événement à distance permet de passer de 500 à 1000 participants sans trop de difficulté, et à moindre coût. Le message délivré alors permet de toucher une cible encore plus grande. Par ailleurs, la dimension écologique n’est pas à négliger. François interroge : “Est-ce encore pertinent de déplacer 150 commerciaux des quatre coins de la France, en avion, en train ou en voiture pour une demi-journée de formation ou de communication descendante sur un nouveau produit ? Il est peut-être temps d’utiliser le digital sous son meilleur jour.” Le web est là, autant l’utiliser à bon escient dans une logique plus respectueuse de notre environnement.



Faire preuve de bon sens


Comment bien préparer son événement à distance ? Tout simplement, en conservant les bonnes habitudes des événements physiques. “La digitalisation demande de la souplesse mais aussi de ne pas perdre les bons réflexes qu’on avait avant. Par exemple, on n’organisait jamais un événement physique de 250 personnes la veille pour le lendemain !” rappelle François. En clair, la préparation est essentielle, du rétroplanning marketing au matériel, en passant par le coaching des intervenants pour renforcer l’impact de leur prise de parole.


Le vrai challenge ? Regrouper des gens sur internet, et faire en sorte qu’ils soient immergés dans l’événement. Pour cela, rien de tel que de recréer les conditions d’une rencontre physique, avec plusieurs salles, des temps en petits groupes, un programme dont le timing est défini à l’avance. “Un événement digital pour une entreprise reste un point de rupture dans la communication. On est plus seulement en réunion mais en séminaire et on apporte un message différent.” détaille François. La technique se met alors au service de la communication, et l’équipe de production est en mesure de créer des portails et petits sites web pour rendre l’expérience distancielle plus riche et dynamique. “Tout le monde se sent accueilli !




Investir dans la technique… pour plus de sérénité


L’événement en live s’est beaucoup démocratisé et les budgets pour y avoir accès ont considérablement baissé. Pour autant, la technique et le matériel de qualité sont incontournables pour que tout se passe au mieux. Nous avons donc demandé à nos experts leur checklist pour ne rien laisser au hasard le jour J. La voici :


  • Une régie : concrètement, une équipe formée et habituée à répondre à des problématiques digitales et capable de coacher son client à distance.

  • Un bon PC, doté d’une webcam qualitative

  • Une lumière travaillée. L’astuce de François : “Ne pas hésiter à piquer le cercle LED TikTok de ses enfants, un bon exemple d’un produit grand public qui fonctionne très bien !

  • Un bon casque et un fauteuil confortable

  • Un micro, pour éviter les larsen et autres bruits parasites

  • Le plus important : un accès internet optimal. La fibre, une connexion câblée ou encore la 4G/5G sont indispensables.



Un investissement minimum est nécessaire pour avoir la paix le jour de son événement… et y prendre du plaisir ! Être accompagné par une agence de communication et des prestataires solides permet d’assurer sa tranquillité, et de se concentrer sur le message à faire passer. Ceux-ci savent faire preuve de souplesse et de réactivité. “A la veille du deuxième confinement, mon équipe et moi devions organiser un événement hybride, mi-physique et mi-distanciel. Puis les annonces du gouvernement sont tombées. Il a fallu trouver une solution en 15 minutes et réorganiser le programme le vendredi pour le lundi, mais au final tout s’est bien passé !” raconte François à propos de l’un de ses projets.



Optimiser son budget


Hadrien est motion-designer et producteur audiovisuel indépendant. Son activité de live-streaming a explosé il y a un an. Son créneau ? Proposer des prestations qualitatives à moindre coût. “Il y a dix ans, il fallait gérer des budgets entre 30 000 et 50 000€ pour ce type d’événement. Aujourd’hui, avec 3000 ou 4000€ on peut assurer un live avec 3 ou 4 caméras, des habillages, jingles, transitions et vidéos pré-enregistrées diffusées le jour J", explique-t'il, enthousiaste et passionné.


Si un événement virtuel ne coûte pas forcément moins cher qu’une rencontre physique, il permet néanmoins de toucher une cible plus large. Distance géographique, problèmes logistiques… Plus aucune raison de ne pas pouvoir participer à l’événement, puisqu’il s’invite chez soi. Une meilleure répartition des budgets permet aussi d’investir dans des moyens architecturaux, la location d’une belle salle ou encore une direction artistique affirmée. Faire appel à un graphiste, un motion-designer, un cadreur… Autant de partenaires qui permettront de dynamiser le contenu de son webinar ou de sa remise de prix tout en optimisant son temps.



Laisser libre-cours à sa créativité


Inventer un concept, recréer une émission, favoriser le team-building de son équipe, faire intervenir des stars… Et si le digital nous permettait de repousser les limites de l’événementiel ? En nous racontant l’un de ses projets, Hadrien met l’accent sur les nouvelles manières de se retrouver et de créer du lien avec ses collaborateurs. “Avec une approche descendante pour un webinar de 500 personnes, il faut dynamiser le contenu, sinon on s’ennuie vite” sourit-il. L’important, c’est de générer de l’interaction. Comment ?

  • Par l'intermédiaire de chats ou de quiz

  • Via une diffusion en direct sur Facebook ou Instagram

  • L’utilisation de plusieurs caméras en simultané

  • La diffusion de vidéos enregistrées en amont pour re-scénariser l’événement

  • La possibilité d’échanger en petits groupes

  • L’envoi en amont par la poste d’éléments physiques à ses participants “On l’a fait pour un cours de cuisine lors d’un événement hybride, et c’était génial” se souvient Hadrien

  • L’intervention d’un ou une journaliste pour animer une table ronde permet de prendre du recul sur son sujet, d’avoir un regard neuf et une personne dont le métier est de libérer la parole !


A l’occasion du trophée Créatrices d’Avenir qui met en lumière les meilleures initiatives en Île-de-France, François raconte l’organisation en amont pour préserver la surprise des lauréates : “Il y a eu des larmes, et de l’émotion”. Ainsi, lorsque la technique se met au service de l’humain, elle permet des économies de budget et s’aligne avec nos enjeux environnementaux. Pourquoi ne pas choisir davantage l’hybridation et faire entrer un peu plus le digital dans nos vies ?



Alors, convaincu(e) ? On a sûrement l’offre qu’il vous faut !




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